회사 계약서 업무, 스프레드시트로 자동화하기
회사를 운영하다 보면 정말 계약서 때문에 골치 아픈 경우가 많죠. 직원 입사할 때마다 근로계약서 일일이 작성하고, 거래처와 계약할 때마다 또 문서 만들고, 결재받고… 이런 반복 업무에 시간을 너무 많이 쓰고 있지 않나요?
저도 처음엔 그냥 워드로 계약서 템플릿 만들어서 쓰다가, 점점 업무량이 늘어나니까 ‘이거 뭔가 자동화할 방법 없을까?’ 싶더라고요. 그래서 이것저것 알아보다가 스프레드시트를 활용한 방법을 찾게 됐는데, 생각보다 정말 편하더라고요.
우리가 매일 하는 반복 업무들
사실 계약서 업무를 잘 뜯어보면 거의 비슷한 패턴이에요.
직원 채용할 때:
- 이력서 보고 → 면접하고 → 합격하면 계약서 작성
- 매번 이름, 주소, 급여, 입사일만 바뀌는 거 같은 양식
거래처 계약할 때:
- 회사명, 사업자번호, 계약 조건만 다르고 나머지는 거의 똑같
- 결재라인도 비슷비슷 (팀장 → 부장 → 대표)
각종 신청서, 동의서:
- 개인정보 동의서, 휴가 신청서 등등
- 형식은 정해져 있는데 일일이 출력하고 서명받고…
이런 업무들 보면 사실 데이터만 바뀌고 프로세스는 거의 동일하거든요.
스프레드시트의 숨겨진 파워
많은 분들이 스프레드시트 하면 그냥 엑셀 계산 정도로만 생각하시는데, 요즘 클라우드 기반 스프레드시트들은 정말 강력해요.
실시간 데이터 관리
- 여러 명이 동시에 수정 가능
- 변경 사항이 바로바로 반영
- 누가 언제 뭘 바꿨는지 다 기록됨
자동화 기능
- 특정 조건이 되면 자동으로 알림 발송
- 데이터 입력하면 문서 자동 생성
- 외부 시스템과 연동도 가능
접근 권한 관리
- 사람마다 볼 수 있는 범위를 다르게 설정
- 수정 권한도 세밀하게 조절 가능
실제로 어떻게 활용할 수 있을까?
1. 직원 관리 + 계약서 자동화
기본 구조:
- 직원 정보를 스프레드시트에 정리 (이름, 부서, 급여, 입사일 등)
- 새 직원 정보 입력하면 자동으로 근로계약서 생성
- 관련 부서에 자동으로 알림 발송
실제 써보니 좋은 점:
- HR 담당자가 일일이 계약서 만들 필요 없음
- 오타나 누락 실수가 확 줄어듦
- 부서장들이 언제 새 직원 들어오는지 바로 알 수 있음
2. 거래처 계약 관리
이런 식으로 해보세요:
- 거래처 정보를 한곳에 모아서 관리
- 계약 조건, 담당자 연락처, 계약 만료일 등
- 계약 갱신 시기가 되면 자동으로 알림
장점:
- 계약 만료되기 전에 미리미리 준비 가능
- 거래처별 계약 조건을 한눈에 비교
- 매출, 수익률 같은 데이터도 함께 관리 가능
3. 각종 신청서, 동의서 처리
- 직원들이 온라인으로 바로 신청서 작성
- 결재라인 따라 자동으로 승인 요청
- 최종 승인되면 관련 부서에 자동 통보
전자서명까지 연결하면?
여기서 한 단계 더 나아가면 전자서명 시스템과 연결할 수 있어요.
기존 방식:
- 계약서 작성 → 2. 출력 → 3. 직접 만나서 서명 → 4. 스캔해서 보관
개선된 방식:
- 스프레드시트에 정보 입력 → 2. 계약서 자동 생성 → 3. 관련자들에게 전자서명 요청 → 4. 완료되면 자동 보관
실제 효과:
- 계약서 하나 처리하는데 며칠 걸리던 게 몇 시간으로 단축
- 코로나 때처럼 대면이 어려운 상황에서도 문제없이 진행
- 문서 분실 위험도 없고, 언제든 쉽게 찾아볼 수 있음
도입할 때 고려할 점들
보안 문제
- 중요한 계약서니까 보안은 필수
- 접근 권한을 제대로 설정하고
- 정기적으로 백업도 해두어야 함
직원들 적응
- 처음엔 “기존 방식이 편한데…”라고 할 수 있음
- 간단한 업무부터 시작해서 점진적으로 확대
- 교육도 필요하지만 생각보다 금방 적응함
법적 효력
- 전자서명의 법적 효력은 이미 인정받고 있음
- 다만 업종이나 계약 종류에 따라 예외가 있을 수 있으니 확인 필요
실제 구축해보니…
처음엔 “이런 거 우리 회사 규모에 너무 과한 거 아닌가?” 싶었는데, 막상 해보니 직원 10명 정도 되는 회사에서도 충분히 효과를 볼 수 있더라고요.
가장 큰 변화:
- 업무 처리 속도가 확실히 빨라짐
- 실수로 인한 재작업이 거의 없어짐
- 직원들이 단순 반복 업무에서 벗어나서 더 중요한 일에 집중
아쉬운 점:
- 초기 설정할 때 시간이 좀 걸림
- 기존 문서들을 옮기는 작업이 번거로움
- 가끔 시스템 오류로 당황하는 경우도…
시작하기 전에
이런 시스템을 도입하려면 사실 기획부터 구축까지 꽤 신경 쓸 게 많아요. 어떤 업무를 자동화할지, 데이터는 어떻게 구조화할지, 보안은 어떻게 설정할지…
처음 시도해보시는 분들은 전문가 도움을 받는 것도 좋은 선택이에요. 혼자 끙끙대다가 포기하는 것보다는, 제대로 된 시스템을 한 번에 구축하는 게 나으니까요.
시작 전 체크리스트:
- [ ] 현재 업무 프로세스 정리
- [ ] 자동화하고 싶은 업무 우선순위 정하기
- [ ] 관련 직원들과 충분한 논의
- [ ] 보안 및 법적 검토
- [ ] 시범 운영 계획 수립
사실 이런 자동화 시스템은 한 번 제대로 만들어 놓으면 정말 편해요. 매일 반복되는 업무에 시간 쓰지 말고, 더 중요한 비즈니스에 집중할 수 있거든요.
궁금한 점이나 구체적인 구축 방법에 대해서는 언제든 문의해 주세요. 실제 경험을 바탕으로 도움드릴 수 있을 것 같아요.